Regras básicas da escrituração comercial, inclusive por processamento eletrônico de dados.

Escrituração comercial deve ser completa, em idioma e moeda corrente nacionais, em forma mercantil,

a) os registros contábeis devem estar lastreados em documentos hábeis segundo a sua natureza ou assim definidos em preceitos legais;

b) a forma de escriturar as operações é de livre escolha de cada empresa, desde que obedecidos os princípios e as técnicas ditadas pela contabilidade, não cabendo ao Fisco opinar sobre processos de escrituração, os quais só ficarão sujeitos à impugnação quando estiverem em desacordo com as normas e os padrões de contabilidade geralmente aceitos ou possam levar a um resultado diferente do legítimo;

c) os erros cometidos deverão ser corrigidos por meio de retificação de lançamentos contábeis, transferência ou complementação; 

d) os registros contábeis que forem necessários para a observância de preceitos da lei tributária, relativos à determinação do lucro real, quando não devam, por sua natureza exclusivamente fiscal, constar da escrituração comercial ou forem diferentes dos lançamentos dessa escrituração, serão feitos no Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur).

Esclarecemos ainda que os livros comerciais e fiscais poderão ser escriturados por sistema de processamento eletrônico de dados, em formulários contínuos, observado o seguinte (RIR/1999, arts. 255 e 263):

a) as folhas impressas deverão ser numeradas em ordem seqüencial, mecânica ou tipograficamente;

b) após o processamento, os impressos deverão ser destacados e encadernados em forma de livro, seguindo-se a lavratura dos termos de abertura e de encerramento e a apresentação ao órgão competente para autenticação, quando exigida essa formalidade.

De acordo com a legislação consolidada no RIR/1999, art. 265, com a redação dada pela Medida Provisória nº 2.158-35/2001, art. 72, as pessoas jurídicas que utilizarem sistema de processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos de natureza contábil ou fiscal são obrigadas a manter os arquivos, em meio magnético ou assemelhado, à disposição da Secretaria da Receita Federal, pelo prazo decadencial de guarda de documentação contábil e fiscal previsto na legislação tributária.

Conforme previsto no RIR/1999, art. 267 (cuja matriz legal é a Lei nº 9.430/1996, art. 38), a pessoa jurídica que se utilizar de sistema de processamento de dados deverá manter documentação técnica completa e atualizada do sistema, suficiente para possibilitar a sua auditoria, facultada a manutenção em meio magnético, sem prejuízo da sua emissão gráfica, quando solicitada.