Preservação de documentos trabalhistas e previdenciários - Prazo

Texto elaborado em 20/02/2009

    Sumário

1. Introdução

2. Documentos diversos pertinentes à área trabalhista - Manutenção por dois anos

3. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED)

4. Contribuição sindical - Guia de recolhimento sindical

5. Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)

6. Conservação por dez anos

6.1 Programa de Integração Social (PIS/PASEP)

6.2 Documentos pertinentes à Previdência Social

6.3 Salário-educação

7. Segurança e Saúde no Trabalho

8. Seguro-desemprego

9. Sistema de processamento eletrônico de dados para produção de documentos de natureza trabalhista e previdenciária

10. Documentos de prazo de preservação indeterminado

1. INTRODUÇÃO

A empresa deverá preservar durante o prazo estabelecido em legislação própria, para efeito de fiscalização, todos os documentos pertinentes ao cumprimento das obrigações a que estiver sujeita, de acordo com a sua atividade.

Relacionamos a seguir o prazo de preservação dos documentos que são frequentemente solicitados pela fiscalização do trabalho e da Previdência Social.

2. DOCUMENTOS DIVERSOS PERTINENTES À ÁREA TRABALHISTA - MANUTENÇÃO POR DOIS ANOS

Os documentos, a seguir relacionados, serão preservados por até 2 anos após a rescisão do contrato de trabalho (art. 7º, inciso XXIX, da Constituição Federal, na redação da Emenda Constitucional nº 28/2000):

- Aviso prévio

- Pedido de demissão

- Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho

- Acordo de compensação

- Acordo de prorrogação de horas

- Atestado médico

- Autorização para descontos não previstos em lei

- Carta de pedido de demissão

- Comunicação do aviso prévio

- Cartões, fichas ou livros de ponto

- Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD)

- Documentos relativos a créditos tributários (IR etc.)

- Documentos relativos às eleições da Comissão Interna de Prevenção de Acidente (CIPA) (Portaria MTb nº 3.214/1978, NR 5, subitem 5.40, letra "j", com redação da Portaria SSST nº 8/1999)

- Guias de Recolhimento de contribuição sindical, assistencial e confederativa (para contribuições descontadas e não recolhidas não corre prazo prescricional)

- Mapa Anual de acidentes do trabalho (Portaria MTb nº 3.214/1978, NR 4, item 4.12, letra "j", com a redação da Portaria SSMT nº 33/1983)

- Recibo de 13º salário

- Recibo de abono de férias

- Recibo de adiantamento do 13º salário

- Recibo de entrega do Requerimento Seguro-Desemprego (SD)

- Recibo de gozo de férias

- Recibos de adiantamento

- Recibos de pagamento

- Relação de contribuição sindical, assistencial e confederativa

- Solicitação da 1ª parcela do 13º salário

- Solicitação de abono de férias

- Vale-transporte

3. CADASTRO GERAL DE EMPREGADOS E DESEMPREGADOS (CAGED)

O CAGED deve ser enviado ao Ministério do Trabalho e Emprego por todo estabelecimento que tenha admitido, desligado ou transferido empregado com contrato de trabalho regido pela CLT.

Os documentos relacionados ao Cadastro, tais como a cópia do arquivo, o recibo de entrega e o Extrato da Movimentação Processada, serão mantidos por três anos no estabelecimento do empregador (Portaria MTE nº 235/2003, art. 1º, § 2º).

4. CONTRIBUIÇÃO SINDICAL - GUIA DE RECOLHIMENTO SINDICAL

A contribuição sindical, devida pelas empresas, empregados, trabalhadores autônomos e profissionais liberais, constitui uma forma peculiar de tributo.

De forma que se aplica o prazo prescricional e decadencial disposto no Código Tributário Nacional (CTN), que determina que o direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após cinco anos; por essa razão, recomenda-se a guarda das Guias de Recolhimento Sindical por cinco anos (arts. 173 e 174 do CTN, aprovado pela Lei nº 5.172/1966).

5. FUNDO DE GARANTIA DO TEMPO DE SERVIÇO (FGTS)

Serão mantidas por 30 anos as Guias de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP), bem como os comprovantes dos depósitos efetuados em contas vinculadas (art. 23, § 5º, da Lei nº 8.036/1990 e art. 55 do Decreto nº 99.684/1990).

6. CONSERVAÇÃO POR DEZ ANOS

6.1 Programa de Integração Social (PIS/PASEP)

Os documentos comprobatórios dos pagamentos realizados e da base de cálculo das contribuições, a contar da data prevista para seu recolhimento, serão conservados por 10 anos (Decreto nº 4.524/2002).

6.2 Documentos pertinentes à Previdência Social

As empresas deverão manter, por 10 anos, folhas e recibos de pagamento, guias de recolhimento (GPS), atestados médicos, ficha de salário-família e de salário-maternidade (arts. 348 e 349 do Decreto nº 3.048/1999).

6.3 Salário-educação

Os documentos relativos à comprovação de atendimento aos alunos beneficiários do salário-educação deverão ser preservados por 10 anos, desde a competência janeiro/1986 (Decreto nº 3.142/1999).

7. SEGURANÇA E SAÚDE NO TRABALHO

As empresas estão sujeitas à aplicação das Normas Regulamentadoras, pertinentes a segurança e saúde no trabalho, conforme as atividades que exercem. Relacionamos alguns documentos que são regularmente solicitados pela fiscalização do trabalho e que, por isso, devem ser mantidos:

- Histórico clínico do empregado tendo todo o prontuário individual - 20 anos (NR 7, subitens 7.4.5 e 7.4.5.1, na redação da Portaria SSST nº 24/1994);

- CIPA, documentos referentes à eleição - 5 anos (NR 5, item 4.12, letra "j", na redação da Portaria SSST nº 33/1983);

- Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho (SESMT). As empresas obrigadas a constituir o SESMT têm de guardar o comprovante de entrega do mapa de avaliação dos acidentes do trabalho por 5 anos (NR 4, item 4.12, letra "j", da Portaria SSST nº 33/1983);

- Manter, por 5 anos, os registros de que tratam as alíneas "h" e "i" na sede dos SESMT, sendo de livre escolha da empresa o método de arquivamento e recuperação, desde que sejam asseguradas condições de acesso aos registros e entendimento de seu conteúdo, devendo ser guardados somente os mapas anuais dos dados correspondentes às referidas alíneas "h" e "i";

- Registro de Segurança deve ser mantido enquanto a empresa tiver o equipamento (NR 13.6.5 na redação da Portaria SSST nº 23/1994). O Registro de Segurança deve ser constituído por livro de páginas numeradas, pastas ou sistema informatizado ou não com confiabilidade equivalente onde serão registradas:

a) todas as ocorrências importantes capazes de influir nas condições de segurança dos vasos;

b) as ocorrências de inspeção de segurança;

- Dados Estatísticos Anuais devem ser mantidos por 3 anos (NR 18, subitem 18.32.2, da Portaria MTb nº 3.214/1978, observadas as alterações posteriores).

O empregador deve encaminhar, por meio do serviço de postagem, à FUNDACENTRO, o Anexo I, Ficha de Acidente do Trabalho, até 10 dias após o acidente, mantendo cópia e protocolo de encaminhamento por um período de 3 anos, para fins de fiscalização do órgão regional competente do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

8. SEGURO-DESEMPREGO

Os documentos a seguir relacionados, pertinentes à concessão do benefício seguro-desemprego, serão mantidos por cinco anos:

- Comunicação de Dispensa (CD), parte inferior destacável, que será o comprovante do empregador, relativo à entrega da CD; e

- Comprovante de entrega do requerimento do seguro-desemprego.

(Resolução CODEFAT nº 71/1994, art. 5º, parágrafo único)

9. SISTEMA DE PROCESSAMENTO ELETRÔNICO DE DADOS PARA PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS DE NATUREZA TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA

A empresa que utiliza sistema de processamento eletrônico de dados para o registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária é obrigada a arquivar e conservar, devidamente certificados, os respectivos sistemas e arquivos, em meio digital ou assemelhado, durante dez anos, à disposição da fiscalização (Lei nº 10.666/2003, art. 8º).

10. DOCUMENTOS DE PRAZO DE PRESERVAÇÃO INDETERMINADO

São documentos de prazo de preservação indeterminado:

- Livros de Atas da CIPA;

- Livros de Inspeção do Trabalho;

- Contrato de Trabalho;

- Livros ou Fichas de Registro de empregados;

- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) - o art. 7º da Portaria MTE nº 500/2005, que aprovou as instruções gerais para a declaração da RAIS, relativa ao ano-base 2005, prevê que o estabelecimento é obrigado a manter arquivado, durante cinco anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os seguintes documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações para com o Ministério do Trabalho e Emprego:

a) o relatório impresso ou a cópia dos arquivos gerados em disquete; e

b) o recibo de entrega da RAIS.

Entretanto, como a RAIS é um documento relevante, que demonstra toda a vida profissional do empregado durante a vigência do contrato de trabalho, vinculada diretamente ao PIS/PASEP, recomenda-se que seja preservada por prazo indeterminado;

- Declaração de Instalação - a empresa poderá encaminhar à Delegacia Regional do Trabalho (DRT) uma declaração de instalação do estabelecimento novo, que poderá ser aceita pelo órgão, para fins de fiscalização, quando não for possível realizar inspeção prévia antes de iniciar suas atividades.